关于印发《花垣县信访局政府采购内部控制制度》的通知

花垣县信访局

政府采购内部控制制度

第一章 总  则

第一条 为加强预算单位政府采购内部控制，规范单位政府采购行为，提高政府采购资金使用效益，实现物有所值采购结果、落实政府采购政策、防控廉政风险和法律风险，根据《湖南省财政厅关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》（湘财购〔2020〕26号）文件、花财办〔2021〕10号文件要求，《湘西自治州财政局关于加强政府采购领域保证金清退、合同款支付和政府采购内部管理有关事项的通知》（州财购〔2024〕12号）文件要求，结合本单位实际，制定本制度。

第二条 本制度所称政府采购，是指使用财政性资金（预算资金，政府性基金和预算外资金）和与之配套的单位自筹资金，采购政府集中采购目录内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务。货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等；工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等；服务是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。

第三条 政府采购应当有助于实现经济和社会发展目标，包括节约资源、保护环境、支持创新、促进中小企业发展、维护弱势群体利益等，主要政策包括：节能和节水产品采购、“两型”产品采购、促进中小企业发展的政府采购预留份额，政府采购支持消费扶贫等。

第四条 采购工作遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则，实行统一管理。

第二章 政府采购业务控制部门概况

第五条 机构设置。成立单位政府采购工作领导小组。领导小组组长由主要领导担任，分管财务领导任副组长，办公室主任、机关各科室负责人和纪检相关负责同志为小组成员。

第六条 办公室是政府采购业务的归口管理部门，负责统计政府采购目标，由财务室负责本单位日常政府采购执行管理。出纳为采购员，严格执行回避制度。在采购活动中，与供应商有直接利害关系的相关人员，依法实行回避。采购员岗位实行定期轮换制度，原则上每3-5年轮岗一次。

第七条 采购领导小组职责

审批本单位年度政府采购计划和预算；

审批采购项目预算调整以及预算追加事项；

审批采购方式和选择采购代理机构；

确定中标供应商名单；

对未通过验收的项目作出处理决定；

协调解决政府采购业务执行中的重大问题；

审批政府采购其他有关事项。

第八条 办公室职责

（一）贯彻执行政府采购法律、法规以及党组会议、采购领导小组有关政府采购事项的决定；

（二）审核和汇总各科室上报的年度采购计划和预算，报财务室编报预算；

（三）负责政府采购计划备案、采购合同管理、合同公开、合同备案等工作；

（四）负责局日常办公用品和消耗品、办公设备、家具电器、装修（修缮）工程、安保、保洁绿化服务、办公设备维护服务等机关运转保障类项目的政府采购；

（五）协助财务室开展政府采购工作；

（六）组织项目实施完成后的合同履约验收工作；

（七）协助答复政府采购询问、质疑以及处理采购投诉；

（八）采购文件归档管理；

（九）办理政府采购的其他事项。

第九条 财务室职责

（一）编制年度政府采购计划和预算；

（二）根据预算编制标准和资产配置标准负责本科室采购项目的采购工作。包括采购申请报批、项目采购需求报告、审核采购文件、签订采购合同以及参与项目履约验收工作；

（三）管理全单位的采购预算资金、审核采购项目资金申请和办理资金结算以及固定资产登记和管理等工作；

（四）答复本科室采购项目的询问、质疑和处理投诉事宜；

（五）办理本科室政府采购项目的其他事项。

第十条 局机关纪检部门职责

（一）对本单位政府采购和自主采购项目实行全流程监督；

（二）监督本单位政府采购项目询问质疑、投诉处理工作；

（三）负责处理政府采购举报。

第三章 政府采购绩效管理

第十一条 年末根据单位实际人员配置及工作需求，填写下一年度政府采购项目及绩效目标表。

第十二条 建立绩效评价指标体系，与绩效目标互相联系。填写绩效评价表，评价经济指标、社会发展和环境建设指标，考核已表现出来的绩效及潜在绩效，客观工作评价指标层级体系。

第十三条 加强对采购人员的绩效评估，建立采购人才选拔、培养和淘汰机制，加强对政府采购人员的执业技术和职业道德的培训。

第十四条 规范收取、退还投标保证金和履约保证，各预算单位按照“谁收取、谁清理、谁退还”的原则，加强监督管理，对采购人违规收取、挪用、截留、逾期退还保证金的行为要依法严肃查处。

                     第四章 采购预算和实施计划

第十五条 在编报下一财政年度预算时，应结合工作需要，由各科室明确项目采购需求。报送该年度的采购项目，由局办公室审核汇总并经采购领导小组研究同意后报财务室，由会计人员编报政府采购预算报财政部门。

第十六条 采购预算（计划）一经批复，原则上不作调整。凡未列入预算的采购项目，原则上不予采购。

第十七条 纳入财政投资评审范围的项目，按规定进行评审，以评审金额作为政府采购项目预算控制数。

第五章  采购范围和采购限额标准

第十八条 凡使用财政性资金采购集中采购，必须根据州财购〔2021〕1号文件标准进行政府采购。

2021年政府集中采购目录按照政府采购限额标准进行调整，将政府采购限额标准以下的货物纳入湖南省政府采购电子卖场。主要通过湖南省政府采购电子卖场、832扶贫采购平台等平台进行商品及服务采购。采购本期政府集中采购目录以内且采购限额标准以上品目的，必须依法委托湘西自治州政府采购中心代理。

第十九条 湘西自治州政府采购限额标准

1、货物类项目：采购预算金额50万元以上；

2、服务类项目：采购预算金额80万元以上；

3、工程类项目：采购预算金额100万元以上。

第二十条 政府采购货物和服务类项目公开招标数额标准为200万元；政府采购工程项目公开招标数额标准按照国家有关规定执行。采购货物或服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式；因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前，按照有关规定向财政局申请审批。在一个财政年度内，一个预算项目下的同一品目的货物、服务采用公开招标以外的方式多次采购，累计金额不得超过200万元。

第二十一条 编制部门预算时，应根据政府集中采购目录及标准编制政府采购项目预算，未纳入项目管理的零星采购按照支出经济分类科目进行核算和管理，追加、调整采购项目、品目以及细化品目分类，按照预算管理有关规定办理。

第二十二条 部门集中采购项目、分散采购项目，可委托政府采购中心采购，也可以委托社会代理机构采购。委托代理机构的选择按程序报采购领导小组审批。

第二十三条 集中采购项目采购限额标准以下、以及分散采购限额以下的项目，应按照《湖南省政府采购电子卖场管理办法》湘财购〔2019〕27号规定，纳入湖南省政府采购电子卖场管理，实行自主采购。不得利用电子卖场化整为零规避政府采购。

第六章  政府采购实施程序

第二十四条 单位办理政府采购业务的程序是：

（一）编制采购计划和预算。财务室根据年度预算的总体规划，确定全年采购计划，进行政府采购预算编制、申报，并经审批后严格按采购预算执行。

所有采购行为都应纳入采购预算，包括集中采购和分散采购等采购事项。

（二）采购申请。提请采购的相关科室提交采购报告。

（三）审核采购计划。财务审核采购申请是否属于年初确定采购计划范围，有无采购预算，是否超出采购预算，资金是否到位，审核后报单位采购领导小组会议研究决定。

（四）报批采购计划。单位采购领导小组会议研究同意采购后，采购员填报《花垣县行政单位国有资产购置审批表》，报政府采购管理部门审批。

（五）采购计划备案。采购员根据已审批的《花垣县行政单位国有资产购置审批表》，备案采购计划。

（六）确定采购方式。经审批为政府集中采购方式的，委托集中采购代理机构进行采购。采购人与集中采购代理机构应当在集中采购开始前答订委托代理协议，按照平等自原原则确定委托代理事项约定双方在编制采购文件确定评标办法与中标标准组建评标委员会、评标、定标等方面的权利与义务。经审批为分散采购的，由采购归口管理部门负责采购活动。

（七）组织采购。集中采购机构应采用公开招标方式或经批准的其他采购方式，以及经备案或审批的操作方案开展采购活动。分散采购的，应按有关采购规定方式进行采购。

电子卖场实施后。单次采购预算政府采购限额标准（货物50万、服务80万、工程100万）以下且属于品目范围内的应通过电子卖场采购。

1、直购：采购员在上柜商品中择优选择，直接向入驻供应商下达订单的方式。采购需求可以明确为品牌型号或具体服务要求的，可以采用直购方式。

2、竞价：采购员提出采购需求清单，邀请供应商竞价，选择实质性响应采购需求的入驻供应商成交的方式，是参照政府采购非招标方式的简化网上交易方式。采购需求清单明确为商品标准、参数规格或服务要求以及经投资评审的工程量清单的，可以采用竞价方式。

3、团购：具有相同采购需求的采购人，邀请信用等级较高的入驻供应商竞价，实质性响应采购需求且报价最低的入驻供应商成交的方式。团购是多个采购人的批量竞价，适用于技术、服务等标准统一的商品。

（八）日常零星采购办公用品，由申请科室填报《政府采购申请审批表》，经办公室主任审核后、报科室分管领导、办公室分管领导审批，由采购员于湖南省政府采购电子卖场直接采购。

（九）对不具备在湖南省政府采购电子卖场采购的限额标准以下的货物、服务和工程项目实施简易采购。确实无法在电子卖场采购的特殊情况，主要指电子卖场无法满足采购需求的特殊情况，如采购人在省外、境外的小额采购等，一些特殊商品在电子卖场找不到的，应邀请相关供应商入驻，供应商不愿入驻的，可以作为特殊情况处理。特殊情况的采购，采购人应说明原因，经单位内控批准后，在电子卖场补录采购明细（采购合同）。

（十）签订采购合同。

1、合同类型。根据项目特征、合同标的、定价机制和绩效目标，政府采购合同可分为固定价格合同、成本补偿合同、绩效激励合同、特许经营合同、政府和社会资本合作合同等多种类型。单位要根据项目特点选择适当的合同类型，在采购文件中明确拟签订的合同类型和文本格式，合理确定与供应商的权责关系。

2、合同签订。发出中标(成交)通知书后，应当按照政府采购文件确定事项，在规定日期内与中标（成交）供应商签订书面合同。政府采购合同签订前，单位应进行内部法制审查，对合同主要条款进行审核，确保符合相关法律规定。政府采购合同履行中，需追加合同标的，可根据政府采购法规定签署补充合同。

3、合同备案。与供应商签订政府采购合同后，应按规定及时进行备案。

4、采购合同签订、合同备案、资金支付情况已纳入优化营商环境考核，按照合同相关规定依法依规完成采购。

（十一）履约验收程序

货物或工程完工、服务完成交付使用时，单位应严格按照合同约定的时间履约验收。验收小组成员由采购部门、财会部门、使用部门人员组成，采购的主要责任人不得作为验收的主要负责人，验收通过后1个工作日内发布《政府采购项目验收报告》。合同有变更的，采购人应公开变更原因。因不可抗力导致合同终止的，采购人应及时发布合同终止公告并向同级财政部门报备。对采购金额在200万元以上的项目，应当邀请原评审专家 1-2名参加验收。对技术复杂的采购项目，可邀请国家认可的质量检测机构专家参加验收。应在合同验收公告发布、合同履行完毕时对供应商的履约情况和商品质量进行综合评价，差评应详细说明原因。

凡未通过验收的项目，由验收小组提出处理意见，按程序报采购领导小组作出处理决定。

第七章 政府采购支持脱贫攻坚工作

第二十五条 为深入贯彻党的十九大精神和习近平总书记关于扶贫工作的重要论述，进一步运用政府采购政策支持脱贫攻坚。以预留采购份额的方式通过832网络平台采购贫困地区农副产品，推动脱贫攻坚工作。

第二十六条 832平台采购实施办法：根据预留份额，分月进行扶贫商品采购，采购人通过832网络平台提交采购订单，与商家签订采购合同后，根据合同及发票金额付款，商家发货后验货，采购人提交付款凭证后交易成功并进行评价。

第八章   资金结算

第二十七条 项目通过验收后，采购科室应当按照采购合同的约定及时办理资金支付。申请资金须提供如下资料：

（一）自行采购项目：1、《政府采购申请审批表》；2、评审报告（记录）；3、采购合同；4、发票；5、项目验收报告；6、其他有关资料。   

（二）政府采购项目：申请国库集中支付的，需提交：1、湛江市直政府采购资金支付申请书；2、政府采购申请审批表；3、采购计划、计划备案回执；4、中标通知书；5、采购合同；6、合同备案资料7、发票；8、项目验收报告；9、其他有关资料等。

(三)付款。验收不合格的，财务不予支付采购资金。验收合格的，财务根据验收报告、采购合同及相关资料，按合同约定进行付款。有质量保证金条款的，由供应商或成交商将质量保证金汇入单位账户后，按合同约定期限或方式付款。

(四)财务应将采购货物、完工工程等支出及时入账，对符合固定资产确认条件的，应及时进行固定资产确。

第九章  质疑提出与答复

第二十八条 供应商认为采购文件、过程、中标或者成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起7个工作日内，以书面形式向采购人、采购代理机构提出质疑。

第二十九条 供应商提出质疑应当提交质疑函和必要的证明材料。质疑函应当包括以下内容：

（一）供应商姓名或者名称、地址、邮编、联系人及联系电话；

（二）质疑项目的名称、编号；

（三）具体、明确的质疑事项和与质疑事项相关的请求；

（四）事实依据；

（五）必要的法律依据；

（六）提出质疑的日期。

第三十条 采购人不得拒收质疑供应商在法定质疑期内发出的质疑函，应当在收到质疑函后7个工作日内做出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。

第三十一条 质疑答复应当包括下列内容：

（一） 质疑供应商的姓名或者名称；

（二） 收到质疑函的日期、质疑项目名称及编号；

（三） 质疑事项、质疑答复的具体内容、事实依据和法律依据；

（四） 告知质疑供应商依法投诉的权利；

（五） 质疑答复人名称；

（六） 答复质疑的日期。

质疑答复的内容不得涉及商业秘密。

第十章  采购文件管理

第三十二条 办公室是采购文件、资料的归口管理部门。各科室在每项采购活动结束后，应当在一个月内将采购文件、资料进行整理、装订成册并编制采购文件目录，移交办公室归档管理。采购文件、资料包括但不限于：采购计划备案和回执、委托代理协议、采购需要书、招标文件、招标文件确认书、投标文件、采购活动记录（评审报告）、评标标准、评估报告、定标文件、中标通知书、采购合同文本、验收报告、质疑答复、投诉处理决定（如有）、图纸、效果图、光盘、磁盘、开评标现场全程录音录像资料等。保存期限应自采购活动结束之日起不少于15年。

第十一章 监督检查

第三十三条 单位内部纪检部门应加强对政府采购的日常监督检查，及时处置违规行为、加强风险防控，实现政府采购内部权力运行的有效制约。监督检查包括以下主要内容：

（一）政府采购业务内控制度建立健全和执行情况；

（二）有关政府采购的法律、法规和政策的执行情况;

（三）政府采购项目预算的执行情况:

（四）政府采购的采购标准、采购方式和采购程序的执行情况；

（五）政府采购合同的履行情况；

（六）其他应当监督检查的内容。被监督检查的单位和个人应当如实反映情况，提供有关材料。

第三十四条 内部纪检部门对政府采购业务监督检查发现的问题，应要求单位相关部门及责任人及时纠正与整改，发现重大问题要写出书面报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，纠正和完善。

第三十五条 单位政府采购业务须接受财政、审计、监察等部门以及社会的监督。任何单位和个人有权对政府采购中的违法行为进行控告和检举。

第三十六条 参加政府采购的工作人员，必须恪守法律法规、职业道德、做到清正廉洁。工作人员有违反政府采购法律、法规规定的行为的，一经发现，将依法严肃处理。单位采购相关人员应对下列事项采取保密措施:

（一）供应商登记资料、采购人采购计划资料、投标供应商名单专家资料、采购文件档案、计算机数据。

（二）严禁在开标前向供应商等透露一切未公布的采购信息及有关评标事宜。

（三）不得向他人透露已获取采购文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关政府采购的其他情况。

（四）凡与评标情况有接触的任何人不得以任何形式将评标情况透露给与投标有关的单位或个人。在组织谈判活动中，不得透露与谈判有关的其他供应商技术资料、价格等信息。

（五）项目采购结果在未对外公开前应当保密。

（六）政府采购文件、资料等在项目采购结果公开前要妥善保管，不能随意放置。在采购项目结束后，要按有关项目档案资料管理规定及时归档。项目归档后，未经主管领导同意，不得对外转借、复印采购档案。

（七）涉密采购管理。涉密政府采购是政府采购的重要组成部分，相关涉密政府采购工作严格按照财政部、国家保密局联合印发的《涉密政府采购管理暂行办法》执行。

第三十七条 政府集中采购目录及采购限额标准按照财政部门下发的最新通知执行。

第三十八条 本制度未尽事宜按照政府采购法律法规的规定执行。

    第三十九条 本制度自印发之日起执行。